Sekretariat – Auftragsabwicklung & Rechnungsstellung (m/w/d)
Institut Dr. Müller (Job via XING.com)
📍 Köln
🏡 Teilweise Remote
💰 38.000–45.000 € brutto/Jahr
📑 Unbefristeter Vertrag
⏱️ Vollzeit
📋 Administration & Assistenz
💼 Professional
Branche
Bildung & Training
Aufgaben
- Sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Institut, Entgegennahme von Kundenanfragen und Ansprechpartner:in für Kund:innen und Trainer:innen
- Wicklung der Seminaraufträge im CRM-System – von der Anlage bis zum Abschluss
- Erstellung von Kundenrechnungen und Prüfung der Honorarrechnungen der Trainer:innen
- Überblick über offene Posten und Durchführung von Zahlungserinnerungen
- Koordination von Seminarterminen und Pflege der Kundenstammdaten
- Begrüßung und Betreuung der Teilnehmenden bei hausinternen Seminaren vor Ort
- Mitarbeit beim Erstellen von Angeboten, Recherche passender öffentlicher Ausschreibungen und Vorbereitung der Unterlagen dafür
Hard skills
- Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat, in der Auftragsabwicklung, Rechnungsstellung oder kaufmännischen Sachbearbeitung
- Sehr genaue und verlässliche Arbeitsweise, Sicherheit im Umgang mit Zahlen
- Ausgeprägte Selbstorganisation und Fähigkeit, bei vielen parallelen Vorgängen den Überblick zu behalten
- Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit, professionelles Auftreten am Telefon
- Affinität zu digitalen Systemen; Bereitschaft, mit Salesforce und DATEV zu arbeiten (Einarbeitung erfolgt)
- Sorgfältige Dokumentation, prozessorientiertes Denken und diskreter Umgang mit sensiblen Daten
Benefits
- Unbefristete Vollzeitstelle (40 Std./Woche) mit 30 Tagen Urlaub
- Feste Betriebsferien: zwei Wochen Ende Juli/Anfang August und von Weihnachten bis ins neue Jahr
- 38.000–45.000 € brutto/Jahr, je nach Erfahrung
- Ein Tag Homeoffice pro Woche nach der Einarbeitung
- Bedarfsorientierte Weiterbildungen
- Deutschlandticket und sehr gute ÖPNV-Anbindung
- Zuschuss zu Sport bzw. Fitnessstudio