Sekretariat - Auftragsabwicklung & Rechnungsstellung (m/w/d)
Institut Dr. Müller
📍 Köln
🏡 Teilweise Remote
📑 Unbefristeter Vertrag
⏱️ Vollzeit
📋 Administration & Assistenz
💼 Professional
Branche
Gross- & Einzelhandel
Sonstige Dienstleistungen
Aufgaben
- Sicherstellung reibungsloser Abläufe im Institut; Entgegennahme von Kundenanfragen und Ansprechpartner:in für Kund:innen und Trainer:innen
- Abwicklung von Seminaraufträgen im CRM-System (Anlage bis Abschluss)
- Erstellung von Kundenrechnungen und Prüfung der Honorarrechnungen der Trainer:innen
- Überwachung offener Posten und Versenden von Zahlungserinnerungen
- Koordination von Seminarterminen und Pflege der Kundenstammdaten
- Begrüßung und Betreuung von Teilnehmenden bei hausinternen Seminaren vor Ort
- Mitarbeit bei der Angebotserstellung, Recherche öffentlicher Ausschreibungen und Vorbereitung der Unterlagen
Hard skills
- Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat, in der Auftragsabwicklung, Rechnungsstellung oder kaufmännischen Sachbearbeitung
- Sehr genaue und verlässliche Arbeitsweise; Sicherheit im Umgang mit Zahlen
- Ausgeprägte Selbstorganisation und Fähigkeit, bei vielen parallelen Vorgängen den Überblick zu behalten
- Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit; professionelles Auftreten am Telefon
- Affinität zu digitalen Systemen; Bereitschaft, mit Salesforce und DATEV zu arbeiten (Einweisung erfolgt)
- Sorgfältige Dokumentation, prozessorientiertes Denken und diskreter Umgang mit sensiblen Daten
Benefits
- 30 Urlaubstage
- Deutschlandticket
- Fitness
- Gute Verkehrsanbindung
- Home-Office möglich
- JobTicket
- Monetäre Leistungen
- Öffentliche Anbindung
- Sportangebote
- Urlaub >= 30 Tage
- Weiterbildungen
- Weiterentwicklung
- Wissensaustausch
- Work-Life-Balance
- Workshops