Executive Support / Projektassistenz (m/w/d)
PLU Top Assistant GmbH
📋Über die Position
Für unseren Kunden, ein junges, innovatives Medizinprodukteunternehmen mit Sitz in Berlin, suchen wir zum Aufbau eines neuen Produktionsstandortes eine organisationsstarke, pragmatische und hands-on-orientierte Persönlichkeit als Executive Support / Projektassistenz (m/w/d) in Vollzeit (Background mit Background z.B. Assistenz, Teamassistenz, Operations, Projektassistenz, PMO, Executive Support)
Warum diese Position?
Du organisierst gerne, denkst mit und hast Freude daran, Dinge selbst in die Hand zu nehmen? Dann erwartet dich eine vielseitige Position, in der du nicht nur bestehende Abläufe verwaltest, sondern einen neuen Standort aktiv mitgestaltest und damit einen wichtigen Beitrag zum Aufbau eines innovativen Medizinprodukteunternehmens leistest.
Branche
Aufgaben
- Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und bei organisatorischen Sonderthemen sowie bereichsübergreifenden Projekten (z.B. Audits und QM-Themen)
- Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Messen, Kongressen und Veranstaltungen
- Einholung, Vergleich und Aufbereitung von Angeboten sowie Erstellung von Entscheidungsgrundlagen
- Termin- und Kalendermanagement sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
- Nachverfolgung von Aufgaben, Deadlines und Zuständigkeiten
- Erstellung, Pflege und Aufbereitung von Präsentationen, Auswertungen und Dokumentationen
- Weiterentwicklung interner Abläufe, Dokumentationen und Organisationsstrukturen
- Verantwortung für das Büromanagement am Standort Berlin (inkl. Telefonservice, Bestellwesen, Steuerung von Dienstleistern)
Hard skills
- Kaufmännische Ausbildung oder Studium, sowie Berufserfahrung im Bereich z.B. Assistenz, Teamassistenz, Operations, Projektassistenz, PMO, Executive Support
- Fundierte Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Excel, Word und Outlook
- Ausgeprägte Hands-on-Mentalität und Bereitschaft in einem kleinen Team auch praktische Aufgaben im Office Management oder Sortierungsarbeiten im Labor zu übernehmen
- Schnelle Auffassungsgabe, Eigeninitiative und die Fähigkeit, eigenverantwortlich Lösungen zu entwickeln
- Sichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, mindestens grundlegende Englischkenntnisse sowie eine selbstorganisierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
Benefits
- Eine sinnstiftende Tätigkeit in einem hochregulierten und spannenden Umfeld der Medizinproduktebranche
- Die Möglichkeit, einen neuen Produktionsstandort organisatorisch von Anfang an mit aufzubauen und aktiv mitzugestalten
- Ein hoher Anspruch an Qualität, Transparenz und Offenheit sowie die Möglichkeit, diese Werte im Arbeitsalltag mitzuleben
- Individuell auf dich und deine Bedürfnisse abgestimmte Fort- und Weiterbildungsangebote
- Eigenverantwortliches Arbeiten mit Raum für Initiative und Gestaltung
- Ein großer Teamzusammenhalt, eine moderne Arbeitsumgebung und eine flache Organisationsstruktur mit vielfältigen Entwicklungsmöglichkeiten
Über uns:
Die PLU Top Assistant GmbH mit Sitz in München ist seit rund 20 Jahren spezialisiert auf die Vermittlung und Beschäftigung von hochqualifizierten Assistenzkräften. Wir vermitteln nicht einfach, sondern begleiten Chef und Assistenz auf dem Weg zum „Winning Team“.
Kontaktperson
Susanna Castillo
Geschäftsführerin