Office Manager*in (w/m/d) in Voll- oder Teilzeit und unbefristet

• Operatives Office Management inklusive Terminkoordination, Reisemanagement, Telefonkontakte und Koordination des Facility Managements
• Digitale Erfassung, Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung von Unternehmensdokumenten im Dokumentenmanagementsystem
• Pflege der Stammdaten im CRM-System (Vemas) sowie Abgleich von Rechnungs- und Vertragsdaten mit Fachdatenbanken
• Bearbeitung von OPOS-Listen, Versenden von Mahnungen, Beantragung von Mahn- sowie Vollstreckungsbescheiden und Zuarbeit für die Rechtsabteilung
• Eigenverantwortliche Betreuung und fachliche Anleitung der Auszubildenden (Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement)
• Umsetzung bestehender Standards aus dem Office-Guide und aktive Mitwirkung an digitaler Prozessverbesserung im KI-Board

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Bereich Bürokommunikation, Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Office Management sowie im Umgang mit CRM- oder ERP-Systemen und Fakturierungsprozessen
• AdA-Schein zur Ausbildereignung nach AEVO
• Digitalaffinität und Offenheit für neue Softwarelösungen, Datenabgleiche und Einsatz von KI-Tools
• Empathisches Auftreten, deeskalierende Kommunikationsstärke, hohe Organisationskompetenz und professionelle Ruhe in intensiven Situationen
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse sowie Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Erfahrung in der Luftfahrtbranche wünschenswert

• Zielgehalt 45.000 € bis 50.000 € Jahresbrutto (je nach Qualifikation) mit Entwicklungsperspektive
• Perspektive für gezielten Aufbau zur Office-Leitung direkt unter der Geschäftsführung
• Vollzeit 40 Stunden/Woche mit bis zu 2 Tagen Flex-Office und fester Büropräsenz am Freitag (Voll- oder Teilzeit möglich)
• Freie Getränke, frisches Obst, Jobticket sowie Essenszulage
• Möglichkeit zum Erhalt eines JobFahrrads
• Gesundheitsaktionen

Die Aviatics Cost & Safety Management GmbH & Co. KG ist ein in der Luftfahrtbranche seit vielen Jahren führendes Beratungsunternehmen im Compliance-Management. Als Partner für hochwertige und innovative Dienstleistungen profitieren unsere internationalen Kunden von unserer interdisziplinären Aufstellung. Unser Team aus Technikern, Ingenieuren, Medizinern und Spezialisten aus den jeweiligen Fachbereichen berät im Arbeits- und Gesundheitsschutz, Datenschutz, Gefahrgut und in verwandten Themengebieten. Dieses Spektrum wird durch luftfahrtbezogene Schulungen und eigene E-Learningprodukte unserer Schwesterfirma „wingsacademy" ergänzt. Zur Verstärkung unseres erfolgreichen Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt für unseren Standort Düsseldorf einen Backoffice-Mitarbeiter (w/m/d) in Vollzeit oder Teilzeit