Sachbearbeiter Registratur, Archiv, Post & Digitalisierung (m/w/d)
Wasserwerke Zwickau GmbH
📍 Zwickau
📑 Unbefristeter Vertrag
⏱️ Vollzeit
📋 Administration & Assistenz
💼 Entry
💼 Professional
Branche
Medien (Film, Funk, TV, Verlage)
Aufgaben
- Registratur & Schriftgutverwaltung: Vergabe von Aktenzeichen, Fristen und Metadaten nach definierten Standards
- Anleitung der registraturführenden Stellen in den Fachbereichen
- Rechercheunterstützung, insbesondere im technischen Bereich
- Vorbereitung und Begleitung der Aktenübergabe an das Archiv
- Bereitstellung und Bestellung von Registraturhilfsmitteln
- Archiv: Sichtung, Prüfung und Vorsortierung des Archivguts
- Vergabe von Archivsignaturen und laufenden Nummern sowie Verpackung, Einlagerung und systematische Ablage
- Erschließung und Bewertung nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen
- Organisation der datenschutzkonformen Kassation in Abstimmung mit dem Datenschutz
- Führung des historischen Archivs und digitale Aktenverwaltung; Recherche-, Ausleihe- und Rückgabeprozesse
- Mitwirkung an Ausstellungen und an der Unternehmenschronik
- Digitalisierung: Scannen und digitale Erfassung von Schriftgut
- Nutzung von OCR-Software und Qualitätssicherung (Auflösung, Lesbarkeit, Dateiformate)
- Gestaltung und Pflege digitaler Workflows; Erstellung elektronischer Akten
- Poststelle: Bearbeitung des gesamten Postein- und -ausgangs (physisch & digital)
- Organisation interner Verteilprozesse (Hauspost, Routing, Verteilpläne)
- Umgang mit Paketdienstleistern, Frankierungen und Dokumentationspflichten
- Unterstützung bei logistischen Tätigkeiten (Paketannahme, Weiterleitung)
Hard skills
- Abgeschlossene Berufsausbildung als Fachangestellter für Medien- und Informationsdienste (Fachrichtung Archiv) oder vergleichbare Qualifikation
- Idealerweise praktische Erfahrung in Archiv, Registratur oder Dokumentenmanagement
- Kommunikations- und Beratungskompetenz gegenüber Fachbereichen; Informationsmanagement
- Team- und Serviceorientierung; Kooperationsfähigkeit (Datenschutz, externe Dienstleister)
- Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Unterlagen
- Strukturiertes Arbeiten, Prozessverständnis, Organisation & Priorisierung
- Analytisches Denken (Bewertung, Plausibilitätsprüfung); sorgfältige Dokumentation & Qualitätssicherung
- Sorgfalt, Zuverlässigkeit, Diskretion
- Technikaffinität und Routine im Umgang mit Scannern, OCR-Software und digitalen Workflows
- Selbstständige Arbeitsweise; körperliche Belastbarkeit (Akten, Kartons, Pakete)
- Kenntnisse in Dokumentenmanagement und Registraturführung
- Kenntnisse im Archivwesen & Aufbewahrungsfristen inkl. DSGVO
- Erfahrung mit Digitalisierung von Schriftgut (Scannen, OCR, Qualitätssicherung)
- Vertrautheit mit Post- und Versandprozessen; Recherchekompetenz (insbesondere technische Bereiche)
Benefits
- 30 Urlaubstage
- Betriebliche Altersvorsorge
- Familienfreundlichkeit
- Flexible Arbeitszeiten
- Gesundheitsangebote
- Gesundheitsmanagement
- Jahressonderzahlung
- Keine Home-Office Angabe
- Monetäre Leistungen
- Sonderzahlungen
- Tarifvergütung
- Urlaub >= 30 Tage
- Weiterbildungen
- Weiterentwicklung
- Work-Life-Balance