Mitarbeiter/-in für die Digitalisierung von Personalakten (m/w/d)

• sorgfältige und präzise Vorbereitung der Personalakten für den Scan- und Archivierungsvorgang (Entfernung von Heft- und Büroklammern, Gummibändern, Tackerungen, Klebestreifen)
• Scannen von papierbasierten Personalunterlagen
• logische Benennung und Verschlagwortung der Dokumente sowie Zuordnung und Kategorisierung der Unterlagen nach vordefinierten Dokumentenarten in die digitale Personalakte (DocuWare)
• Qualitätskontrolle der digitalisierten Dokumente (Kontrolle auf Vollständigkeit und Lesbarkeit)
• sorgfältiger und datenschutzkonformer Umgang mit vertraulichen Personaldaten
• chronologische Rücksortierung der Unterlagen in die physische Personalakte
• Erstellung eines Bestandsverzeichnisses zu bereits digitalisierten Personalakten in engem Austausch mit dem Team der Personalabteilung
• flexible Übernahme und Anpassung künftiger übertragener Aufgaben

• erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (z. B. Kaufleute für Büromanagement) oder vergleichbare Ausbildung von Vorteil
• sicherer Umgang mit Scannern und Dokumenteneinzügen sowie Fähigkeit, kleinere Störungen (z. B. Papierstau) selbständig zu beheben
• Aufgeschlossenheit und Begeisterung für Digitalisierungsprozesse im Personalwesen
• Bewusstsein für die Arbeit mit sensiblen Daten und datenschutzkonforme Arbeitsweise
• erste Erfahrungen in der Digitalisierung und Klassifizierung von Unterlagen von Vorteil
• verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift zur präzisen Benennung und Kategorisierung
• klare, transparente und regelmäßige Kommunikation im Team
• hohes Maß an Vertrauenswürdigkeit, Verschwiegenheit und Zuverlässigkeit
• hohe Leistungsbereitschaft, sehr gute Auffassungsgabe und logisches Denkvermögen
• äußerst konzentrierte, selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise

• Betriebliche Altersvorsorge
• Flexible Arbeitszeiten
• Gesundheitsangebote
• Gesundheitsmanagement
• Gute Verkehrsanbindung
• Keine Home-Office Angabe
• Monetäre Leistungen
• Öffentliche Anbindung
• Tarifvergütung
• Vermögenswirksame Leistungen
• Work-Life-Balance

Der Deutsche Städtetag ist die Vereinigung der Städte und der kommunale Spitzenverband der kreisfreien und der meisten kreisangehörigen Städte in Deutschland. Als ihre Solidargemeinschaft verkörpert er die Idee der kommunalen Selbstverwaltung und vertritt sie gegenüber Bund, Ländern, Europäischer Union, staatlichen und nichtstaatlichen Institutionen und Verbänden. Der Deutsche Städtetag sieht eine besondere Verpflichtung darin, seine Arbeit und seine Dienstleistungen an den Anforderungen und Interessen der unmittelbaren Mitgliedstädte und ihrer Bürgerinnen und Bürger zu orientieren. Die für die Wahrnehmung dieser Aufgabe eingerichtete Hauptgeschäftsstelle umfasst sieben Dezernate an den Dienstorten Berlin und Köln.