IT-Spezialist*in (m/w/d) für Dokumentenmanagement und CAFM
Leibniz Universität Hannover (Job via XING.com)
📍 Hannover
🏡 Teilweise Remote
📑 Unbefristeter Vertrag
⏱️ Vollzeit
💻 IT & Technologie
💼 Professional
Branche
Bildung & Training
Aufgaben
- Zentrale Fachkraft für digitale Dokumentation und Dateninfrastruktur im Gebäudemanagement
- Entwicklung, Etablierung und Überwachung von Standards für Benennung, Ablage und Berechtigungen von Dokumenten und Daten (Taxonomien, Metadaten, Berechtigungsmodelle)
- Leitung von Digitalisierungsprojekten inkl. Planung, Ressourcensteuerung, Risikomanagement, Test- und Abnahmeverfahren sowie Umsetzung von Cutover-Phasen
- Datenaufbereitung: Bereinigung von Dubletten, Versionen und fehlerhaften Einträgen sowie Verschlagwortung/Metadaten-Mapping und Migration
- Fachliche und technische Verantwortung/Betreuung zentraler Systeme zur Gebäude- und Dokumentenverwaltung (DMS, ECM, CAFM, BIM), Koordination von Schnittstellen und Steuerung externer Dienstleister
- Sicherstellung der Systemstabilität und -sicherheit sowie Monitoring und Single Sign-On
- Definition von Qualitätskriterien und KPIs, Einrichtung von QS-Prozessen, regelmäßige Datenqualitätsprüfungen und Erstellung von Nachweisen/Berichten
- Gewährleistung von Revisionssicherheit und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (Archivrecht, DSGVO, Betreiberpflichten) einschließlich Vorbereitung auf Audits
- Übersetzung rechtlicher und interner Anforderungen in praktische Arbeitsabläufe (z. B. Aufbewahrungsfristen)
- Beratung, 2nd-Level-Support, Schulung von Anwenderinnen und Anwendern sowie Aufbau von Key-/Power-User-Strukturen
- Dokumentation von Fachwissen (Wissensmanagement) und Mitwirkung an langfristiger Weiterentwicklung der Prozesse
Hard skills
- Erfolgreich abgeschlossenes Studium mit Schwerpunkt Informatik, Wirtschaftsinformatik, Informationsmanagement, Bauinformatik oder Architektur mit Schwerpunkt Digitalisierung oder gleichwertige Fähigkeiten
- Mindestens drei Jahre praktische Erfahrung
- Fundierte Kenntnisse und nachweisliche Berufserfahrung in DMS/ECM und/oder CAFM-Architekturen sowie im Betrieb und in der Administration dieser Systeme
- Erfahrung mit Rollen- und Berechtigungsmanagement (IAM/RBAC), Monitoring und Single Sign-On
- Beherrschung von Datenmigrationen mittels Skripten oder SQL, PDF/A und OCR sowie Integration über APIs/ETL
- Kenntnisse zu CAD/BIM sowie kollaborativen Datenumgebungen (CDE) nach ISO 19650
- Praktische Erfahrung in Projekt-, Release- und Change-Management einschließlich Test- und Abnahmeverfahren
- Erfahrung in Sicherung von Datenqualität, Definition von KPIs und Erstellung von Berichten
- Erfahrung im 2nd-Level-Support sowie in Konzeption und Durchführung von Schulungen
- Sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens C1) und ausreichende Englischkenntnisse für technische Dokumentation
- Sorgfältige, strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise, Zuverlässigkeit, Problemlösungskompetenz, Team- und Kommunikationsfähigkeit sowie hohe Serviceorientierung
- Kenntnisse der gängigen MS-Office-Anwendungen
- Bereitschaft zur Teilnahme an Fort- und Weiterbildungen
- Wünschenswert: Erfahrungen in der Erstellung von Leistungsbeschreibungen, Mitwirkung an Vergabeverfahren und Steuerung externer Dienstleister
Benefits
- Interessanter und abwechslungsreicher Arbeitsplatz mit moderner Ausstattung und wertschätzender Arbeitsatmosphäre
- Jahressonderzahlung
- 30 Urlaubstage/Jahr (bei 5-Tage-Woche)
- Nutzung der Mensen des Studentenwerks
- Interdisziplinäres und internationales Arbeitsumfeld mit Förderung persönlicher und beruflicher Weiterentwicklung
- Familienfreundliche und flexible Arbeitszeitmodelle; Teilzeit, mobiles Arbeiten und Homeoffice nach Absprache möglich
- Angebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf (Kindernotfallbetreuung, Ferienbetreuung, Eltern-Kind-Büros)
- Umfangreiches Sportprogramm mit Fitnessstudio inkl. Sauna, Kletterhalle und Gesundheitsmanagement