Teamassistenz (m/w/d) im Zentrum für Forschung und Wissenstransfer
Hochschule Weihenstephan-Triesdorf (Job via XING.com)
📍 Freising
🏡 Teilweise Remote
⏱️ Teilzeit
📋 Administration & Assistenz
💼 Professional
Branche
Bildung & Training
Aufgaben
- Administrative Unterstützung bei der Vorbereitung, Betreuung und Dokumentation von Forschungs- und Transferprojekten
- Pflege projektbezogener Daten, Unterlagen und Bescheide sowie Unterstützung bei administrativen Projektabläufen
- Einholung, Zusammenstellung und Nachverfolgung erforderlicher Unterlagen, Freigaben und Unterschriften
- Unterstützung bei Beschaffungs-, Bestell- und Abrechnungsprozessen sowie Abstimmung mit den zuständigen Serviceeinheiten der Hochschule
- Terminmanagement für die Vizepräsidentin bzw. den Vizepräsidenten für Forschung, die Geschäftsleitung sowie weitere Mitarbeitende des ZFW
- Organisation, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops, Teamveranstaltungen und Gremiensitzungen
- Betreuung zentraler Funktionspostfächer und Unterstützung der internen Kommunikation
- Nachverfolgung von Pflichtunterweisungen, Schulungen und weiteren Anforderungen im Bereich Arbeitssicherheit
- Verwaltung von Räumen, Fahrzeugen und weiteren Ressourcen des ZFW
- Unterstützung bei Veranstaltungen des Bereichs (Anmeldemanagement, Teilnehmendenbetreuung, Veranstaltungsunterlagen und organisatorische Nachbereitung)
Hard skills
- Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und hohe Serviceorientierung
- Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit Microsoft 365 sowie Offenheit für digitale Verwaltungsprozesse
- Kommunikationsstärke und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Akteurinnen und Akteuren
- Idealerweise Erfahrung im Hochschul-, Forschungs- oder Verwaltungsumfeld, z. B. als Teamassistenz
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse wünschenswert
- Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich (z. B. Verwaltungsfachangestellte/r, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement), Beschäftigtenlehrgang I (BL I) oder vergleichbare Qualifikation
Benefits
- Faire Bezahlung nach TV-L mit regelmäßig tariflich vereinbarten Gehaltssteigerungen
- Sonderzahlung, vermögenswirksame Leistung und betriebliche Altersversorgung
- Vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten (BayLern, Sprachkurse, Seminare)
- Attraktive Nebenleistungen wie Mensarabatt für Mitarbeitende, JobBike Bayern
- Kostenlose Parkplätze und Zugang zu Ladeinfrastruktur für Elektrofahrzeuge
- Events & Betriebsausflüge, Teamevents, Feste und Veranstaltungen
- 30 Tage Urlaub bei Fünftagewoche sowie zusätzlich Heiligabend und Silvester frei
- Gesundheitsmanagement (Mental Health Coaching, Hochschulsport, bewegte Pause)
- Flexibles & familienfreundliches Arbeitsumfeld mit flexiblen Arbeitszeiten (Teilzeit, Gleitzeit) und ggf. Home-Office-Möglichkeit