Vorstandsassistenz & Büromanagement (m/w/d)
Straßenverkehrs-Genossenschaft nordwest eG
📍 Hamburg
🏡 Teilweise Remote
📑 Unbefristeter Vertrag
⏱️ Vollzeit
📋 Administration & Assistenz
💼 Entry
💼 Professional
Branche
Unternehmensberatg., Wirtschaftsprüfg. & Recht
Sonstige Dienstleistungen
Aufgaben
- Koordination der Kalender der Vorstände; Planung von Terminen, Reisen, Veranstaltungen sowie internen und externen Abstimmungen
- Vor- und Nachbereitung von Meetings, Gremiensitzungen und Unternehmensformaten inklusive Agenda, Unterlagen, Protokollierung und Nachhalten vereinbarter Maßnahmen
- Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen, Briefings, Entscheidungsvorlagen und weiteren Unterlagen; strukturierte und adressatengerechte Aufbereitung von Informationen
- Überwachung organisatorischer Themen, Fristen, Wiedervorlagen und offener Aufgaben; Sicherstellen der zuverlässigen Weiterverfolgung
- Zentrale Aufgaben im Büromanagement und enge Zusammenarbeit mit internen Fachbereichen sowie externen Dienstleistern (z. B. Büromaterialien, Werbemittel, Vorlagen, Sonderthemen)
- Unterstützung bei Projekten, Sonderthemen und definierten Arbeitspaketen; eigenständige Recherchen und Vorbereitung von Beschluss- und Arbeitsgrundlagen
- Fungieren als verlässliche Schnittstelle zwischen Vorstand, Unternehmensbereichen, externen Partnern und Dienstleistern
- Unterstützung der Vorstände im operativen Tagesgeschäft zur Sicherstellung strukturierter Abläufe, Transparenz und professioneller Außenwirkung
Hard skills
- Studium, abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erste Erfahrung in Geschäftsführungsassistenz, Projektkoordination, Office Management oder vergleichbarer organisatorischer Rolle – idealerweise im Mittelstand
- Sicherer Umgang mit digitalen Arbeits- und Organisationstools wie MS Teams, Outlook und weiteren Projekt-/Office-Tools
- Erfahrung in der Erstellung von Entscheidungsvorlagen oder Fähigkeit, Informationen strukturiert aufzubereiten
- Erfahrung in der Organisation von Terminen, Veranstaltungen und Abläufen mit Blick fürs Detail
- Grundverständnis für IT-nahe Fragestellungen
- Sehr sichere Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse
- Führerschein Klasse B
- Persönliche Eigenschaften: Empathie, Fingerspitzengefühl, souveränes Auftreten, strukturierte und proaktive Arbeitsweise, Diskretion, Zuverlässigkeit und Serviceorientierung
Benefits
- 30 Urlaubstage
- Betriebliche Altersvorsorge
- Deutschlandticket
- Firmenkultur
- Flache Hierarchien
- Flexible Arbeitszeiten
- Freie Getränke
- Gute Verkehrsanbindung
- Home-Office möglich
- JobTicket
- Monetäre Leistungen
- Öffentliche Anbindung
- Parkplätze vorhanden
- Urlaub >= 30 Tage
- Verpflegung
- Work-Life-Balance
