Assistenz der Klinikleitung/Office Manager*in für Organisation und Digitalisierung (m/w/d)
Universitätsklinikum Bonn
📍 Bonn
📑 Unbefristeter Vertrag
⏱️ Vollzeit
📋 Administration & Assistenz
💼 Professional
Branche
Unternehmensberatg., Wirtschaftsprüfg. & Recht
Sonstige Dienstleistungen
Gesundheit & soziale Dienste
Aufgaben
- Professionelle Kommunikation mit Kooperationspartnern, Wissenschaftler*innen, internen und externen Besucher*innen sowie internationalen Ansprechpartner*innen (Schnittstellenmanagement)
- Administrative Unterstützung des Klinikdirektorats: Koordination administrativer Abläufe, eigenverantwortliche Übernahme definierter Aufgabenbereiche, Unterstützung bei strategischen und organisatorischen Themen
- Termin- und Büroorganisation: Planung, Steuerung und Priorisierung von Terminen, Meetings und Abläufen; effiziente Gestaltung des Office-Managements
- Vorbereitung von Besprechungen & Präsentationen: Erstellung von Vorlagen, Präsentationsentwürfen und Entscheidungsunterlagen für interne und externe Meetings
- Dokumentation & Protokollführung: Vorbereitung und Dokumentation von Mitarbeiter*innengesprächen, Erstellung und Nachhalten von Protokollen, strukturierte Ablage und Nachverfolgung
- Unterstützung bei Qualitätsmanagement & Zertifizierungen (z. B. Roxtra), Pflege von Qualitätsnachweisen und Zertifikaten
- Mitwirkung bei der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen, Einführung neuer Tools und Optimierung bestehender Workflows (digitale Prozesssteuerung)
- PR- und Kommunikationsaufgaben: Pflege der Klinik-Homepage, Unterstützung bei Öffentlichkeitsarbeit, Veranstaltungs- und Kongressmanagement
- Korrespondenz in Deutsch und Englisch: Telefonisch, schriftlich und per E-Mail auf professionellem Niveau
- Organisation & Repräsentation: Planung und Durchführung von Einladungen, Raumkoordination, Vor- und Nachbereitung von Meetings (vor Ort und online), Empfang von Gästen, repräsentative Aufgaben
Hard skills
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung im Office-Management, idealerweise im Gesundheitswesen oder in wissenschaftlichen Einrichtungen
- Fundierte Kenntnisse im Einsatz von KI-Tools zur Unterstützung administrativer Prozesse (z. B. Textgenerierung, Datenanalyse, Prozessautomatisierung)
- Erfahrung mit digitalen Gesundheitsanwendungen, kliniknahen IT-Systemen und digitalen Workflows
- Verständnis für Datenschutz, Informationssicherheit und Compliance im Gesundheitswesen
- Sicherer Umgang mit MS Office sowie modernen Kollaborationstools (z. B. MS Teams, digitale Meeting-Plattformen, CMS-Systeme)
- Ausgeprägtes Kommunikations- und Organisationstalent
- Hohe Serviceorientierung, Diskretion und souveränes Auftreten
- Fähigkeit, komplexe Abläufe zu strukturieren und effizient zu steuern
- Bereitschaft, sich in neue digitale Technologien und KI-gestützte Systeme einzuarbeiten
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Benefits
- Betriebliche Altersvorsorge
- Betriebskindertagesstätte
- Familienfreundlichkeit
- Fitness
- Flexible Arbeitszeiten
- Gestaltungsspielraum
- Gesundheitsangebote
- Jahressonderzahlung
- Keine Home-Office Angabe
- Kinderbetreuung
- Monetäre Leistungen
- Onboarding
- Sonderzahlungen
- Sportangebote
- Tarifvergütung
- Weiterbildungen
- Weiterentwicklung
- Work-Life-Balance