Office Manager Sekretariat & Empfang (m/w/d)
Deutsche Rheuma-Liga Nordrhein-Westfalen e.V.
📍 Essen
📑 Unbefristeter Vertrag
⏱️ Vollzeit
📋 Administration & Assistenz
💼 Entry
💼 Professional
Branche
Sonstige Dienstleistungen
Aufgaben
- Freundlicher Empfang und Betreuung von Besucher*innen, Mitgliedern und Ehrenamtlichen
- Bedienung der Telefonzentrale sowie Bearbeitung des zentralen E-Mail-Postfachs (info@)
- Bearbeitung des täglichen Posteingangs inkl. Verteilung und Nachhaltung
- Unterstützung der Geschäftsführung, des Vorstands und der Präsidentin/des Präsidenten
- Terminorganisation, Hotelbuchungen, Schriftverkehr, Ablage und Archivierung
- Pflege von Daten, Listen und Übersichten
- Vor- und Nachbereitung von Vorstandssitzungen, Arbeitskreisen, Versammlungen etc.
- Organisation von Bewirtung, Catering und logistischer Unterstützung bei Veranstaltungen
- Organisation und Abwicklung von Ehrungen (Ehrennadeln, Ehrenamtskarte NRW)
- Unterstützung bei Infomaterial-Bestellungen sowie allgemeinen Mitgliederanfragen
- Organisation externer Dienstleistungen (z. B. Reinigung, Raum- und Materialpflege)
- Organisation des ärztlichen Telefonservices
- Allgemeine Logistik und sekretariatsnahe Verwaltungsaufgaben
Hard skills
- Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsnahe Ausbildung
- Erfahrung im Sekretariats-, Empfangs- oder Verbandsbereich wünschenswert
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und strukturierte Arbeitsweise
- Freundliches, verbindliches Auftreten sowie hohe Service- und Kommunikationskompetenz
- Diskretion, hohe Zuverlässigkeit und Freude an der Arbeit in einem gemeinnützigen Umfeld
- Sicherer Umgang mit MS Office
Benefits
- Betriebliche Altersvorsorge
- Flexible Arbeitszeiten
- Keine Home-Office Angabe
- Monetäre Leistungen
- Weiterbildungen
- Weiterentwicklung
- Work-Life-Balance
