Office Manager (m/w/d)
Klinikum Ernst von Bergmann gGmbH (Job via XING.com)
📍 potsdam
💰 34.500–46.000 € brutto/Jahr
📑 Unbefristeter Vertrag
⏱ Vollzeit
📋 Admin & Assistance
💼 Professional
Branche
Gesundheit & soziale Dienste
Aufgaben
- Unterstützung der Chefärztin in organisatorischen, administrativen und kommunikativen Belangen
- Koordination und Terminplanung für die Chefärztin, inklusive interner und externer Besprechungen, Konferenzen und Veranstaltungen
- Vorbereitung, Protokollierung und Nachverfolgung von Besprechungen, Sitzungen und interdisziplinären Konferenzen
- Schriftverkehr und Korrespondenz mit Patient*innen, Mitarbeitenden, externen Partnern und Kostenträgern unter Wahrung von Diskretion und Vertraulichkeit
- Führung der Korrespondenz in fließender englischer Sprache mit nationalen und internationalen Partnern
- Planung und Organisation klinikinterner Projekte und Qualitätsmanagementmaßnahmen
- Mitwirkung im Qualitätsmanagement klinischer Studien innerhalb der Klinik
- Abwicklung der Personaladministration für die Chefärztin, z. B. Urlaubsplanung, Dienstpläne und Reisemanagement
- Erstellung von Berichten, Präsentationen und Statistiken
- Ansprechpartner*in für interne und externe Anfragen im Bereich der ärztlichen Leitung
- Unterstützung bei der Kommunikation und Koordination zwischen verschiedenen Fachabteilungen und externen Partnern (z. B. Labor, Forschungseinrichtungen, Kostenträger)
- Organisation und Verwaltung von Fort- und Weiterbildungen sowie Veranstaltungen der Klinik
- Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Sekretariat der Chefärztin
- Direkte Berichtslinie an die Chefärztin der Klinik für Hämatologie und Onkologie
Hard skills
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im medizinischen Bereich z. B. als Medizinischer Fachangestellter (m/w/d) oder medizinischer Sekretär (m/w/d)
- Mehrjährige Erfahrung in der Assistenz oder Sekretariatsarbeit, vorzugsweise im medizinischen Umfeld
- Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und selbstständige Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint) und gängigen Krankenhausinformationssystemen
- Hohes Maß an Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit
- Kommunikationsstark mit professionellem Auftreten gegenüber Ärzten, Patienten und Kollegen
- Fähigkeit, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten und Prioritäten zu setzen
- Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, insbesondere für Korrespondenz in fließender englischer Sprache
- Idealerweise Grundkenntnisse im Bereich Hämatologie und Onkologie
- Sensibilität für die Bedeutung der eigenen Rolle in der Repräsentation sowie für das Patientenerleben und den Ruf der Abteilung
Benefits
- Lebendiges, vielseitiges Team verschiedener Berufsgruppen mit hoher Motivation zu patientenorientierter Leistung und Gemeinschaft
- Vergütung nach TVöD-K (Entgeltgruppe 9a) sowie betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlung
- Unbefristetes Beschäftigungsverhältnis
- Firmenticket mit Arbeitgeberzuschuss oder Sachgutscheinen