Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)
sh+ GmbH
🗂️ In der Rolle als verlässliche Assistenz der Geschäftsleitung in Hamburg unterstützt du das Personalwesen und sorgst für einen reibungslosen Ablauf.
📝 Mit deiner strukturierten Arbeitsweise pflegst du personalrelevante Daten und kümmerst dich um das Vertragsmanagement sowie Dokumentation.
🎉 Du bist der zentrale Ansprechpartner für externe Partner und koordinierst interne Events, wobei dein Organisationsgeschick gefragt ist.
⏱️ Vollzeit oder Teilzeit mind. 30 Std.
Branche
Aufgaben
- Unterstützung im Personalwesen (Administration, Vorbereitung von HR-Prozessen)
- Vorbereitung lohnrelevanter Unterlagen für die externe Lohnbuchhaltung
- Pflege und Aktualisierung personalrelevanter Daten
- Unterstützung bei Melde-, Bescheinigungs- und Dokumentationsprozessen
- Zusammenarbeit mit Steuerberatung und externen Partnern zu lohnrelevanten Themen
- Vertrags- und Dokumentenmanagement
- Erstellung, Strukturierung und Pflege von Unterlagen, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen
- Übergeordnete Controlling Unterstützung (Vorbereitung, Monitoring, Auswertung)
- Mitwirkung an der Qualitätssicherung interner Abläufe, Dokumente und Prozesse
- Zentrale Kontaktperson für Steuerberatung, IT Dienstleister und externe Partner
- Koordination und Weiterleitung relevanter Informationen an interne Stakeholder
- Übergeordnete Office Management Aufgaben am Standort Hamburg
- Planung, Koordination und Umsetzung interner Events und Teamevents
- Termin- und Reiseorganisation für die Geschäftsführung
Hard skills
- Zentrale Schnittstelle für interne und externe Stakeholder inkl. Koordination und Kommunikation relevanter Informationen
- Unterstützung im Personalwesen inkl. Pflege von personalrelevanten Daten und Vorbereitung von HR- sowie lohnrelevanten Prozessen
- Vertrags- und Dokumentenmanagement
- Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen
- Mitwirkung an der Optimierung interner Prozesse und Qualitätssicherung
- Übernahme von Office-Management-Aufgaben, inkl. Termin- und Reiseplanung für die Geschäftsführung sowie Organisation von (Team)Events
Soft skills
- Organisationsgeschick, Diskretion und Hands on Mentalität
- Hohe Kommunikationsstärke und professionelles Auftreten
- Strukturierte, selbstständige und absolut zuverlässige Arbeitsweise
Sprachen
Benefits
- Ein offenes, wertschätzendes Miteinander in einem engagierten Team
- Kurze Entscheidungswege und viel Raum für eigene Ideen
- Verantwortungsvolle Assistenzrolle mit direktem Einblick in die Geschäftsführung
- Vielfältige Aufgabenbereiche und Gestaltungsspielraum
- Moderne Bürowelten in zentraler Innenstadtlage
- Flexible Arbeitszeitmodelle
- Leistungsgerechte Vergütung
- Niederlassungsübergreifende Teamevents
- ÖPNV Zuschuss
Über uns
Wir bei sh⁺ sind das Projektmanagement- und Immobilienberatungsteam der ORARA Gruppe mit rund 280 Kolleg:innen. In interdisziplinären Teams unterstützen wir unsere Kunden bei der Planung und Realisierung anspruchsvoller Großprojekte.
Für unsere Geschäftsführung suchen wir eine engagierte Assistenz, die Organisationstalent, Professionalität und Freude am Mitgestalten verbindet.
Werden Sie mit Ihrer Persönlichkeit und Ihrem Organisationstalent ein unverzichtbarer Teil unseres Hamburger Teams! Wir freuen uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen inkl. Eintrittstermin und Gehaltsvorstellung per E-Mail an personal@s-h-plus.de.
Kontaktperson
Franziska Baum
Assitenz der Geschäftsleitung