Mitarbeiter/-in Sekretariat der Bezirksvorsteherin / Bürgerinfo (m/w/d)
Landeshauptstadt Stuttgart
📞 In der spannenden Rolle als Mitarbeiter/-in im Sekretariat der Bezirksvorsteherin sind Sie der zentrale Ansprechpartner für interne und externe Kommunikation im Bezirksamt Untertürkheim der Landeshauptstadt Stuttgart.
📅 Ihre organisatorischen Fähigkeiten kommen bei der Terminplanung und der Vor- und Nachbereitung von Besprechungen voll zur Geltung.
🏛 Sie pflegen den kontaktfreudigen Austausch mit lokalen Vereinen und städtischen Einrichtungen, um die Anliegen der Bürger/-innen optimal zu vertreten.
Industry
Tasks
- Sie übernehmen die Koordinierung und selbständige Bearbeitung der internen und externen Kommunikation (E-Mail, Telefon, Post) sowie die Terminplanung und Kalenderführung für die Bezirksvorsteherin
- Sie sind verantwortlich für die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Terminen
- Sie stehen in Verbindung und sind der Erstkontakt zu lokalen Vereinen, Einrichtungen und Institutionen im Stadtbezirk, städtischen Fachämtern und Referaten sowie externen Behörden und Organisationen
- die Organisation und Teilnahme an repräsentativen Veranstaltungen des Bezirksamtes, Beteiligungsformaten der Fachämter und Wahlen gehört ebenfalls zu Ihren Aufgaben
- Sie übernehmen die Vertretung für das Aufgabengebiet Geschäftsstelle Bezirksbeirat, dem politischen Gremium im Stadtbezirk
- Sie sind zuständig für die Abläufe in der Bürgerinfo, d.h. Sie informieren über alle grundsätzlichen Fragen zu städtischen Aufgaben und Dienstleistungen des Bezirksrathauses und nehmen sich der Anliegen der Einwohner/-innen an. Sie vermitteln bei Bedarf an die Dienststellen im Bezirksrathaus oder an die entsprechenden städtischen Fachämter oder externen Behörden
Hard skills
- eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung, bevorzugt als Verwaltungsfachangestellte/-r
- oder als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, möglichst mit Erfahrung in einer vergleichbaren Position
- fundierte MS-Office-Kenntnisse
Soft skills
- strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
- Selbstorganisation
- Verantwortungsbewusstsein
- Aufgeschlossenheit
- gute Kommunikationsfähigkeiten
- sicheres Auftreten
Benefits
- ein zukunftssicherer Arbeitsplatz
- Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit, mobil bzw. im Homeoffice zu arbeiten
- persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch unseren BildungsCampus
- Gesundheitsmanagement und Sportangebote
- ein kostenfreies Deutschlandticket für den ÖPNV
- das Fahrradleasing-Angebot "StuttRad"
- betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlung
- Stuttgart-Zulage für Tarifbeschäftigte - bis zu 150 € monatlich
- attraktive Personalwohnungen im Stadtgebiet Stuttgart
- Rabatte und Angebote über Corporate Benefits
- Vergütung nach Entgeltgruppe E 8
Stuttgart von Beruf
Mit rund 350 verschiedenen Berufen und über 16.000 Mitarbeitenden gehört die Landeshauptstadt Stuttgart zu den größten Arbeitgeberinnen in der Region.
Von den Bürgerbüros, über die Branddirektion bis hin zu den Stuttgarter Bädern – unsere Teams sind die erste Anlaufstelle für die vielfältigen Anliegen der Stuttgarterinnen und Stuttgarter. Unter dem Motto „Stuttgart von Beruf“ setzen sie sich jeden Tag aufs Neue für das Wohl der Bürgerinnen und Bürger ein und sorgen dafür, dass in der Landeshauptstadt alles rund läuft.
