Sekretär (m/w/d) (Verwaltungsfachangestellte/r - Kommunalverwaltung)
Gemeinde Klingenberg
📍 Klingenberg Sachsen
📑 Fixed-term contract
⏱ Full time
📋 Admin & Assistance
💼 Entry
💼 Professional
Industry
Public Services, Organization
Tasks
Hauptaufgabe ist die Unterstützung des Bürgermeisters im Tagesgeschäft bzw. bei der Erledigung seiner Aufgaben. Als erste/r Ansprechpartner/in am Telefon und vor Ort repräsentieren Sie die Gemeinde gegenüber Bürgern, Geschäftspartnern und Mitarbeitern. Sie sind zentraler telefonischer Ansprechpartner in der Gemeindeverwaltung, koordinieren und verwalten Terminkalender und steuern Besucher in der Verwaltung. Weiterhin organisieren Sie das Sekretariat, bearbeiten die Korrespondenz und die Post, organisieren die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, unterstützen die Erstellung des Amtsblattes und bereiten sorgfältig Besprechungen, Geschäftstermine sowie Gremiensitzungen (z. B. Gemeinderat) vor und nach und nehmen an diesen in den Abendstunden im Rahmen des Sitzungsdienstes teil.
Hard skills
Anforderungen: · Verwaltungsfachangestellte/r oder Kauffrau/-mann für Bürokommunikation oder eine andere kaufmännische Ausbildung
· routinierter Umgang mit digitaler Informations- und Kommunikationstechnik, z. B. Terminvereinbarung via Outlook, Serienbrieferstellung, etc.
· selbstständige und proaktive Planung von Aufgaben und Terminen
· Organisationstalent sowie gründliche und gewissenhafte Arbeitsweise bei hohem Arbeitstempo
· sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift sowie sehr gute schreibtechnische Fähigkeiten
· souveränes, offenes und sicheres Auftreten sowie ausgezeichnete Umgangsformen, gepflegtes Erscheinungsbild, Kommunikationsstärke und ausgeprägte Serviceorientierung
· uneingeschränkte Zuverlässigkeit, Vertrauenswürdigkeit und Diskretion
· Bereitschaft zur Teilnahme an Sitzungen in den Abendstunden
· Pkw-Führerschein, Klasse B oder
Anforderungen an den Bewerber
Grundkenntnisse: Kommunalpolitik, Büro- und Verwaltungsarbeiten, Verwaltungsrecht, Kommunalrecht, Kundenberatung,
Einleitung
In der Gemeinde Klingenberg, Landkreis Sächsische Schweiz-Osterzgebirge, ist ab dem nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle als Sekretär (m/w/d) (34,0 Stunden wöchentliche Arbeitszeit) befristet als Mutterschutz- und Elternzeitvertretung zu besetzen.