Office Manager (m/w/d)

• Büroorganisation und Verwaltung:
• Organisation und Koordination des Büroalltags
• Verwaltung von Terminen und Besprechungen
• Organisation und Durchführung interner Meetings
• Optimierung der Büroeinrichtung und -materialien
• Kontrolle aller internen Fristen (z.B. Dienstjubiläen, Pflichtschulungen, Rollen im Brandschutz, Ersthelfer, Schulungsbeauftragter)
• Dokumentenmanagement und Digitalisierung
• Projekt- und Prozessmanagement:
• Lean Office: Überprüfung aller Prozesse auf Notwendigkeit und Einsparpotenzial
• Kontrolle, Verwaltung und Optimierung externer Dienstleister (Agenturen, Reinigung, etc.)
• Kostenkontrolle (für Dienstleistungen und Services der Büroorganisation)
• Optimierung und Kontrolle des DDQ-Prozesses
• Verwaltung von Distributoren Verträgen
• Proaktives Vertragscontrolling (Kundennutzungsverträge)
• Analyse von Bedürfnissen und Empfehlungen an das Managementteam
• Reisekosten (Training und Anleitung)
• Mitarbeiter- und Kundenbetreuung:
• Erster Ansprechpartner für Fragen von Mitarbeitern zu allen organisatorischen Belangen
• Kundendatenpflege (Stammdaten aktualisieren und ggf. bereinigen)
• Durchführung von Kundenzufriedenheitsumfragen (auditrelevant)
• Erstellung von Serienbriefen
• Verwaltung von Mitarbeiter-Benefit-Programmen
• Unterstützung in einigen HR-Bereichen
• Rechtliche und Compliance-Aufgaben:
• Rechtliche Unterstützung, administrativ
• Einhaltung von Compliance-Richtlinien
• Markt- und Erstattungszugang im Bereich Ortho: Hybrid-DRGs (mit Vertrieb)
• Sonstige Aufgaben:
• Zentraler Kontakt für allgemeine Kundenanfragen (Telefon, Email, Website)
• Reiseplanung

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management oder in einer ähnlichen Position
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS Office, vorwiegend Excel und PowerPoint, SAP/Oracle und Salesfoce.com Kenntnisse von Vorteil
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, Durch- und Umsetzungsstärke sowie hohe Eigeninitiative
• Teamgeist ist für uns ein Must
• Hohe Serviceorientierung und Belastbarkeit
• Deutsch und Englisch fließend, weitere Fremdsprache von Vorteil

Wir sind ein globales, dynamisches und wachsendes Unternehmen, das in der Sport Medizin Technik erfolgreich tätig ist. Zur Verstärkung unseres Teams für den deutschen Hauptsitz in Groß-Gerau suchen wir einen engagierten und erfahrenen Office Manager (m/w/d) in Vollzeit.