Office Manager (m/w/d)

Mercator Research Institute on Global Commons and Climate Change (MCC) gGmbH

📍 Berlin
🏡 Partially Remote
📑 Fixed-term contract
⏱ Full time
⏱ Part time
📋 Admin & Assistance
💼 Professional

Industry

Science & Research
Public Services, Organization

Tasks

  • Neben der eigenständigen und zuverlässigen Büroorganisation sowie Unterstützung der Institutsleitung in allen organisatorischen und administrativen Angelegenheiten, gehört zu Ihrem Aufgabenbereich auch die Übernahme von institutsübergreifenden Tätigkeiten:
  • Unterstützung der Institutsleitung:
  • Vor- und Nachbereitungen von Besprechungen und Meetings der internen und externen Gremien, Aufbereitung von Unterlagen, Recherchen und Zuarbeiten für die Institutsleitung (u.a. Mitwirkung bei Berichten, Organisation von Beiratssitzungen, Gesellschafter- und Belegschaftsversammlungen)
  • Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
  • Übernahme von institutsübergreifenden Tätigkeiten:
  • Selbstständiges Bearbeiten der allgemeinen Sekretariatsaufgaben wie Erledigung von Telefon- und E-Mail-Korrespondenz sowie des anfallenden Schriftwechsels, Konferenzraumverwaltung, Empfang von Gästen, Unterstützung bei ad-hoc-Anfragen
  • Reiseorganisation für die Institutsleitung, Beiratsmitglieder und Gäste
  • Pflege der Publikationsdatenbank und Verwaltung der Instituts-Bibliothek (u.a. Bestellung und Einpflegen von Büchern)
  • Planung und Organisation interner Veranstaltungen (z.B. Klausurtagungen)
  • Pflege der Mitarbeiterprofile auf unserer Website

Hard skills

  • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z.B. als Kauffrau/-mann für Bürokommunikation oder Ähnliches
  • Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich, idealerweise in einer Forschungseinrichtung
  • Sichere MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Word, Excel und PowerPoint, TYPO3-Kenntnisse von Vorteil
  • Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
  • Schnelle Auffassungsgabe und ergebnisorientiertes, selbständiges Arbeiten
  • Service- und teamorientierte Arbeitsweise

Einleitung

Die Lösung der Klimakrise braucht Ihre Unterstützung! Das Mercator Research Institute on Global Commons and Climate Change (MCC Berlin) ist ein führendes Forschungsinstitut auf dem Bereich der Klimapolitik und Politikberatung in Deutschland und Europa. Neben Spitzenforschung zur Lösung der Klimakrise bieten wir ein freundliches, kooperatives, inspirierendes, inklusives und interdisziplinäres Arbeitsumfeld.

Das MCC Berlin sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n
Office-Manager/in.

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