Mitarbeiter*in im Büromanagement

Christian-Albrechts-Universität zu Kiel

📍 Kiel
📑 Permanent contract
⏱ Part time
📋 Admin & Assistance
💼 Professional

Industry

Science & Research
Education, Training

Tasks

  • Verwaltung von Haushalts- und Drittmitteln sowie Mittelüberwachung (u. a. mit MachWeb)
  • Bearbeitung, Prüfung von (internationalen) Rechnungen und Anfertigung von unterschriftsreifen Auszahlungsanordnungen
  • Organisation und Sicherstellung der Geschäfts- und Verwaltungsabläufe in der Arbeitsgruppe
  • Allgemeine Sekretariatsverwaltung sowie Sekretariatsaufgaben im Forschungs- und Lehrbetrieb (u. a. OLAT, UnivIS, QIS)
  • Erledigung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
  • Administrative Unterstützung bei der Organisation von wissenschaftlichen Besuchen, Tagungen und Konferenzen
  • Unterstützung bei der Pflege des Online-Auftritts der AG

Hard skills

  • Abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten oder eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltenden Berufsfeld oder ein erster berufsqualifizierender Abschluss und eine mindestens dreijährige nachgewiesene Berufserfahrung in einer Bürotätigkeit oder in einem Sekretariat der CAU
  • Sehr gute EDV-Kenntnisse (u. a. MS Office, Datenbanksysteme)
  • Kompetenzen und Erfahrungen in den oben genannten Aufgabengebieten
  • Organisationsfähigkeit, strukturiertes, zuverlässiges und sorgfältiges Vorgehen
  • Fähigkeit zum selbständigen und eigenverantwortlichen Arbeiten
  • Belastbarkeit, Flexibilität und Aufgeschlossenheit für Neues (Mitwirkung in interdisziplinär ausgerichteten Arbeitsgruppen)
  • Bereitschaft zur Fortbildung und sich in neue relevante Arbeitsgebiete einzuarbeiten
  • Sehr gute Kommunikationsfähigkeit mit einer klaren Serviceorientierung
  • Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache
  • Wünschenswert:
  • Kenntnisse der Verwaltungsabläufe an deutschen Universitäten
  • Gute Kenntnisse in englischer Sprache (mind. B1)

Benefits

  • Vielseitige, interessante Tätigkeiten in einem engagierten, jungen Team
  • Mitarbeiterkonditionen in diversen Einrichtungen (u. a. Mensa, Hochschulsport, Jobticket)
  • Weiterbildungs- und Beratungsmöglichkeiten sowie Sport- und Gesundheitsangebote
  • Ein tarifliches Entgelt inkl. Jahressonderzahlung, 30 Tage Erholungsurlaub pro Jahr sowie eine betriebliche Altersvorsorge mit hoher Zuzahlung durch den Arbeitgeber
  • Sie arbeiten in einem universitären Umfeld mit internationaler Atmosphäre und haben täglich mit verschiedensten Kolleg*innen, Professor*innen, wissenschaftlichen und technischen Mitarbeiter*innen sowie den Studierenden der Universität zu tun
  • Einen unbefristeten und zukunftssicheren Arbeitsplatz beim Land, in einer kulturell lebendigen Stadt am Meer und eine abwechslungsreiche, grüne Landschaft, die eine Fülle von Freizeitmöglichkeiten bietet
  • Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel setzt sich für die Beschäftigung von Menschen mit Behinderung ein: Bewerbungen von Schwerbehinderten und ihnen Gleichgestellten werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt.
  • Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel versteht sich als moderne und weltoffene Arbeitgeberin. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig ihres Alters, ihres Geschlechts, ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität. Wir fördern die Gleichberechtigung der Geschlechter.
  • Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben.

Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel (CAU) ist das wissenschaftliche Zentrum Schleswig-Holsteins. Mehr als 2.000 Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler und rd. 450 Professuren bilden ca. 27.000 Studierende aus. Insgesamt beschäftigt die CAU rund 3.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und ist eine der größten Arbeitgeberinnen der Region.

Am Zoologischen Institut der Mathematisch-Naturwissenschaftlichen Fakultät der Christian- Albrechts-Universität zu Kiel (CAU) ist in der Arbeitsgruppe Zoologie und Funktionsmorphologie der Vertebraten und der Arbeitsgruppe Humanbiologie zum 01.05.2024 eine Stelle als

Mitarbeiter*in im Büromanagement

unbefristet zu besetzen. Die Eingruppierung erfolgt bei Erfüllung der tarifrechtlichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe 6 TV-L. Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt 50% einer Vollbeschäftigung (zzt. 19,35 Stunden).

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