Verwaltungsmitarbeiter/in (m/w/d)

Johannes Gutenberg-Universität Mainz

📍 Mainz
📑 Permanent contract
⏱ Full time
📋 Admin & Assistance
💼 Entry
💼 Professional

Industry

Science & Research
Education, Training

Tasks

  • Beschaffung von technischen Geräten, ein- schließlich Rechnungsabwicklung und Verwalten der Haushaltsmittel im Bereich der Landesmittel und Drittmittelprojekte. Dies umfasst insbesondere
  • Einholen von Angeboten nach Rücksprache mit den Bedarfsträgern
  • eigenständige Markterkundung/Recherche
  • Dokumentation der Preisvergleiche und Begründung der Auftragsvergabe
  • Nachverfolgung der Bestellungen
  • Überprüfen der eingehenden Auftragsbestätigung
  • Rechnungsbearbeitung und eigenständige Erledigung von eventuellen Reklamationen
  • Erstellen von Umbuchungsanordnungen
  • Erledigung allgemeiner Sekretariatsarbeiten sowie ergänzender Personalangelegenheiten
  • Verwaltung von Sach- und Personalmitteln
  • u.a. Kontenführung & -überwachung, Abstimmung mit der Abteilung Finanzen

Hard skills

  • Eine kaufmännische Ausbildung bzw. eine Ausbildung im Verwaltungsbereich werden vorausgesetzt. Kenntnisse der universitären Strukturen sind von großem Vorteil.
  • Des Weiteren erwaten wir sehr gute Kenntnisse oder gegebenenfalls die Bereitschaft zur umfassenden Einarbeitung in folgende Themenbereiche
  • Finanzbuchhaltung
  • allgemeines Vertragsrecht, Sachmängelhaftung, HGB
  • Verdingungsordnung für Leistungen (VOL)
  • interne Beschaffungsrichtlinien, Inventarordnung
  • Abrechnungsobjekte und Kontenrahmen des Instituts für Kernphysik
  • Bestimmungen der Drittmittelgeber, insbesondere Verwendungsrichtlinien
  • Leitfäden "Krankmelder" in Gisbo (Zeiterfassungssystem), der Dienstvereinbarung flexible Arbeitszeit
  • Leitfaden zur Einstellung wissenschaftlicher Hilfskräfte
  • Landeshaushaltsordnung (§§ 71,71a ff., 81 sowie der VV hierzu)
  • Hochschulgesetz Rheinland-Pfalz (§§ 56-59)
  • MS Office (Word,Excel,Outlook) und Umgang mit modernen Medien
  • Selbständige Arbeitsweise, Eigeninitiative, hohe Zuverlässigkeit, Teamfähigkeit, Kommunikations-freudigkeit sowie Diskretion sind wünschenswert.

Benefits

  • umfangreiche Personalentwicklungsangebote
  • umfassende Einarbeitung
  • flexible Arbeitszeitregelungen
  • Jobticket wahlweise im gesamten Rhein-Main Gebiet
  • Die Stelle wird nach EG 8 TV-L vergütet und ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet zu besetzen.
  • Wir sind ein Ort der Vielfalt und begrüßen qualifizierte Bewerbungen von Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen.
  • Bewerbungen Älterer sind erwünscht.
  • Menschen mit Schwerbehinderung werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt.
  • Sie sehen in diesen vielseitigen und verantwortungsvollen Aufgaben eine persönliche Herausforderung?
  • Dann bewerben Sie sich jetzt bis zum 29. Februar 2024 vorzugsweise über unseren Button „Jetzt bewerben“ mit Ihren vollständigen Bewerbungsunterlagen.
  • Für Fragen wenden Sie sich bitte an Marianne Molitor Tel: 06131/39-23788 oder E-Mail: Marianne.Molitor@uni-mainz.de.
  • Hinweise zum Datenschutz

Die Johannes Gutenberg-Universität Mainz (JGU) gehört zu den großen Universitäten in Deutschland. In der Wissenschaftsregion Rhein-Main entfaltet sie ihre Leistungsstärke, Innovationskraft und Dynamik. Als Volluniversität ermöglicht die JGU ein Fachgrenzen überschreitendes Lehren und Lernen und eröffnet großes Potenzial für international renommierte, interdisziplinäre Forschung. Fast all ihre Einrichtungen vereint die JGU auf einem innenstadtnahen Campus – ein Ort lebendiger akademischer Kultur für Forschende, Lehrende und Studierende aus allen Kontinenten.

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