Assistenz der Institutsleitung für Unternehmenslogistik

• Als zuverlässige Fachkraft unterstützen Sie unseren Institutsleiter in sämtlichen operativen Belangen. Dazu gehört die effiziente Abwicklung der Korrespondenz, die Überwachung von Fristen und Wiedervorlagen sowie die Organisation von Terminen, beispielsweise mit Vertretern aus der Wirtschaft und Ministerien.
• Des Weiteren sind Sie verantwortlich für die Protokollierung von Terminen und die Organisation von Besprechungen. Sie bringen Ihr Fachwissen in die Projektadministration ein und sorgen für eine gründliche Vorbereitung von Verwaltungsprozessen.
• Sie zeichnen sich durch Ihre hohe Kompetenz in der Erstellung von Vorlagen und Präsentationen aus und sind in der Lage, Texte und Angebote sowie Projektmanagement- und Marketingmaßnahmen sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache zu verfassen. Bei Bedarf übernehmen Sie Übersetzungen ins Englische.
• Zudem sind Sie für die professionelle Organisation und reibungslose Durchführung von Konferenzen, Tagungen und Seminaren verantwortlich.
• Die Vorbereitung von Dienstreisen erfolgt stets mit Weitsicht, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.

• Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung zum/zur Kaufmann*frau für Büromanagement oder Kaufmann*frau für Groß- und Außenhandelsmanagement oder eine vergleichbare Ausbildung im Bereich der Büro- und Projektkoordination.
• Sie bringen umfassende Berufserfahrung im Sekretariat oder einer ähnlichen Position mit.
• Gute Kenntnisse in der Anwendung von MS-Office-Produkten (Word, Excel, PowerPoint) sind für die Stelle erforderlich.
• Erfahrungen im Umgang mit SAP sind von Vorteil und werden als zusätzlicher Pluspunkt gewertet.
• Sie beherrschen sowohl die deutsche als auch die englische Sprache in Wort und Schrift auf einem sehr guten Niveau.
• Sie zeichnen sich durch Agilität und Eloquenz aus, und Sie sind bereit, sich aktiv in unser Team einzubringen. Selbst bei erhöhtem Arbeitsaufkommen bewahren Sie einen kühlen Kopf.

• Eine abwechslungsreiche, spannende Tätigkeit an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft, Wirtschaft und Verwaltung
• Ein modern ausgestattetes und international geprägtes Arbeitsumfeld
• Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeiten, Möglichkeit des mobilen Arbeitens (nach Absprache mit dem Institutsleiter) und Unterstützungsangebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Individuelle Gestaltungsfreiräume mit Raum für kreatives Mitgestalten
• Regelmäßige, auf Ihre individuellen Bedürfnisse angepasste Weiterbildungen und ein innovationsfreudiges Arbeitsumfeld
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL)

Die Fraunhofer-Gesellschaft betreibt in Deutschland derzeit 76 Institute und Forschungseinrichtungen und ist die weltweit führende Organisation für anwendungsorientierte Forschung. Rund 30 000 Mitarbeitende erarbeiten das jährliche Forschungsvolumen von 2,9 Milliarden Euro.

Das Fraunhofer-Institut für Materialfluss und Logistik (IML) gilt als erste Adresse in der ganzheitlichen Logistikforschung. Wir unterstützen Unternehmen jeder Branche und Größe bei allen Fragen hinsichtlich des Materialflusses und der Logistik. Als Teil einer der führenden Organisationen für angewandte Forschung in Europa bieten wir engagierten Bewerber*innen anspruchsvolle Aufgaben mit Verantwortung und Gestaltungsspielraum.

Zur tatkräftigen Unterstützung des Institutsleiters suchen wir Sie als lernwillige, agile und gewissenhafte Assistenz. Sie starten in ein dynamisches Umfeld, welches geprägt sein wird von organisatorischen Veränderungen, Kulturwandel, Digitalisierung und Prozessgestaltung. Sie übernehmen alle klassischen Assistenzaufgaben, Backoffice-Tätigkeiten sowie diverse kleinere Projekte. Dabei stehen Sie immer im engen Austausch mit der Institutsleitung, den Abteilungs- und Teamassistenzen sowie allen internen und externen relevanten Ansprechpartner*innen.