Mitarbeiterin / Mitarbeiter für das Dekanssekretariat und als Teamassistenz (w/m/d)

• Priorisieren, Planen und Organisieren von internen und externen Terminen, u. a. ein Vorstands­retreat und die externe Jahreskonferenz der Fakultät
• Organisation der Telefonate des Dekans
• Organisation und Koordination des ein- und ausgehenden Schriftverkehrs
• Unterstützung des Dekans bei allen anstehenden Projekten
• Erstellen und Überarbeiten von Präsentationen
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen (inklusive Protokollführung) mit unterschiedlichen Gesprächspartnern/-partnerinnen innerhalb der Medizinischen Fakultät, der Universität, des Universitätsklinikums sowie externen Partnerinnen / Partnern und dem Ministerium für Wissen­schaft, Forschung und Kunst.
• Bei Ihren Aufgaben arbeiten Sie eng mit der Fakultätsgeschäftsführung und den verschiedenen Bereichen des Dekanats der Medizinischen Fakultät zusammen. Termine planen Sie regelmäßig zusammen mit den Sekretariaten der anderen Vorstandsmitglieder sowie der Universitätsspitze.
• Organisationsgeschick gehört zu Ihren Stärken. Sie schrecken vor administrativen Aufgaben nicht zurück. Hinsichtlich der Einteilung Ihrer Arbeitszeit sind Sie flexibel und bereit, auch gelegentlich Abendtermine wahr zu nehmen. Homeoffice ist bei dieser Position nur sehr eingeschränkt möglich.

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Bereich Administration
• Erste berufliche Erfahrungen im Wissenschafts- oder Hochschulmanagement; einschlägige Fortbildungen sind von Vorteil
• Organisationsgeschick, schnelle Auffassungsgabe sowie eine eigenständige und strukturierte Arbeitsweise
• Serviceorientierung, Team Player Mentalität sowie freundliches und angemessenes Auftreten in der schriftlichen wie persönlichen Kommunikation mit verschiedenen Berufsgruppen
• Professionalität auch bei schwierigen Telefonaten
• Eigeninitiative und Planungsgeschick sowie Flexibilität
• Interesse an neuen (bereichsübergreifenden) Themenfeldern, sicherer Umgang mit Standard­software sowie Offenheit für Digitalisierungsprozesse
• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksweise in deutscher und englischer Sprache runden Ihr Profil ab

• Es erwartet Sie eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen, professionellen Umfeld mit modernsten Arbeitsmitteln. In einer strukturierten Onboarding-Phase lernen Sie Ihren Aufgabenbereich und die Medizinische Fakultät Tübingen kennen. Ihre Fach-, Sozial- und Methodenkompetenz können Sie durch individuelle interne wie externe Fortbildungsmöglichkeiten ausbauen. Eine attraktive Vergütung bei gleichzeitig flexiblen Arbeitszeitregelungen und sehr gute Sozialleistungen – insbesondere eine umfangreiche betriebliche Altersvorsorge und einen Zuschuss zum Ticket für den öffentlichen Nahverkehr – runden unser Angebot ab.

Die Medizinische Fakultät gehört zu den vier Gründungsfakultäten der Eberhard Karls Universität Tübingen und ist mit ihren nicht-klinischen Einrichtungen sowie dem Forschungs- und Lehrbereich entsprechend den Organisationseinheiten des Universitätsklinikums eine der größten medizinischen Ausbildungs- und Forschungseinrichtungen in Baden-Württemberg.

Wir suchen für das Dekanat der Medizinischen Fakultät der Universität Tübingen zum schnellstmöglichen Zeitpunkt eine / einen

Mitarbeiterin / Mitarbeiter für das Dekanssekretariat und als Teamassistenz (w/m/d)

Die Organisation von Forschung und Lehre obliegt der Medizinischen Fakultät und wird vom Dekanat koordiniert. Das Dekanat ist für alle Angelegenheiten der Fakultät zuständig, soweit das Landeshochschulgesetz (LHG) nichts anderes regelt.
Es bestimmt nach Anhörung des Fakultätsrats, soweit es zur Gewährleistung eines ordnungsgemäßen Lehrangebots erforderlich ist, die Lehraufgaben der zur Lehre verpflichteten Mitglieder der Fakultät. Das Dekanat führt die Dienstaufsicht über die der Forschung und Lehre sowie über die dem Technologietransfer dienenden Einrichtungen, die der Fakultät zugeordnet sind (LHG § 15 Absatz 7). Es ist für die wirtschaftliche Verwendung der Fakultät für Forschung und Lehre sowie für den Technologietransfer zugewiesenen Mittel verantwortlich. Das Dekanat unterrichtet den Fakultätsrat über alle wichtigen Angelegenheiten regelmäßig, bei besonderen Anlässen unverzüglich.

Sie übernehmen die organisatorische Unterstützung des Dekans der Medizinischen Fakultät.