Verwaltungsmitarbeiterin/Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) Sekretariat

• Das Aufgabengebiet umfasst:
• eigenständige Übernahme aller Sekretariatsaufgaben, u. a.
• Unterstützung bei Personalangelegenheiten (Erteilung von Lehraufträgen, Einstellung von studentischen Hilfskräften etc.)
• Ansprechpartner*in für Studierende, Professor*innen, Mitarbeiter*innen, Lehrbeauftragte und externe Kooperationspartner des Fachbereichs, Sprechzeiten, Korrespondenz, E-Mail und Telefon
• Klausuraufsichtsplanung
• Führen von diversen Übersichtslisten
• Organisation der Ablage (digital und Hardcopy)
• Kopierarbeiten und andere Zuarbeiten
• Raumbuchungen
• Bestellung und Ausgabe von Büro- und Lehrmaterial
• Sitzungsbegleitung: u. a. Anfertigung von Sitzungsprotokollen, Organisation der Bewirtung
• Veranstaltungsmanagement: Mitwirkung bei der Organisation und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen des Fachbereichs, z. B. Absolvent*innenfeier, Alumni-Arbeit etc.
• Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit des Fachbereichs, z. B. Websitepflege

• Folgende Voraussetzungen werden von der/dem Bewerber*in erwünscht:
• abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder kaufmännische Ausbildung
• einschlägige Berufserfahrung von mindestens einem Jahr
• sehr gute kommunikative und organisatorische Fähigkeiten
• gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
• sichere Beherrschung der gängigen Office-Anwendungen (Word, Excel)
• engagierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
• ausgeprägte Kooperations- und Teamfähigkeit
• Englischkenntnisse wünschenswert

• Vergütung nach Entgeltgruppe 8 des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L)
• eine befristete Teilzeitstelle (z. Zt. 19 Stunden und 55 Minuten wöchentlich)
• eine anspruchsvolle, eigenverantwortliche und abwechslungsreiche Tätigkeit
• flexible Arbeitszeiten
• Teilnahme an der zusätzlichen Altersvorsorge der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL)
• Jahressonderzahlung nach TV-L
• familienfreundliche/-s Arbeitsbedingungen und -umfeld
• vielseitiges Fort- und Weiterbildungsangebot für Ihre individuelle fachliche und persönliche Weiterentwicklung
• Möglichkeit zur Teilnahme am Hochschulsport

Die Hochschule Bochum ist eine Hochschule für angewandte Wissenschaften und liegt mit ihrem Hauptcampus im größten Ballungsraum Deutschlands – dem Ruhrgebiet. Hier ist sie als ehemalige Fachhochschule für Ingenieurwissenschaften und Wirtschaft seit über 50 Jahren tief in der Region verankert und aktiver Teil eines lebendigen Netzwerks von Bildungseinrichtungen, Unternehmen und Organisationen.

Im Sekretariat des Fachbereichs Mechatronik und Maschinenbau der Hochschule Bochum ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die befristete Stelle als

Verwaltungsmitarbeiterin/
Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d)

mit einer regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit von 19,915 Stunden pro Woche (Teilzeit) zu besetzen. Es handelt sich um eine befristete Teilzeitbeschäftigung für die Dauer einer Mutterschutzvertretung (bis zum 21.03.2024) und ggf. anschließender Elternzeitvertretung (voraussichtlich bis zum 24.01.2025). Die gewünschten Arbeitszeiten liegen i. d. R. zwischen Montag und Freitag ab 9 Uhr und können in Absprache genauer festgelegt werden.