Archived
Team-Assistenz (w/m/d)
Heinrich-Pette-Institut, Leibniz -Institut für Experimentelle Virologie
📍Hamburg
📑 Fixed-term contract
⏱ Part time
📋 Admin & Assistance
💼 Professional
Industry
Science & Research
Tasks
- Terminmanagement und Berichtwesen
- Erledigung der anfallenden Korrespondenz, auch in Englisch
- Assistenz bei Koordination von wissenschaftlichen Projekten
- Erstellung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten
- Protokollführung
- Organisation von wissenschaftlichen Veranstaltungen und Konferenzen
- Planung und Durchführung von Bestellungen
- Unterstützung im Auswahl- und Einstellungsprozess von Personal
- Organisation von Besprechungen, Seminaren, Vorlesungen und Praktika
- ggf. administrative Organisation des HPI Graduiertenprogramms
- Buchung, Organisation und Nachbereitung von Dienstreisen
- Betreuung von Mitarbeitern/-innen und Gästen
- Pflege von Publikations- und Vortragslisten
- Verwaltung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen
- Pflege der Telefon- und Adresslisten
Hard skills
- Quereinsteiger/innen aus dem wissenschaftlichen Bereich mit sehr gutem organisatorischen Talent oder Bewerber/innen mit abgeschlossener kaufmännischer Ausbildung (Fremdsprachen- /Europasekretär/in mit mehrjähriger Berufspraxis) sowie entsprechender Berufserfahrung.
- Sichere Englisch-Kenntnisse in Wort und Schrift
- Hohes Maß an Selbständigkeit und Verantwortungsbewusstsein
- Gute kommunikative Fähigkeiten
- Sicheres, kompetentes Auftreten
- Team- und Kommunikationsfähigkeit
- Ein hohes Maß an Flexibilität
- Sichere EDV-Kenntnisse, schwerpunktmäßig Microsoft Office
Benefits
- Sehr gute Arbeitsatmosphäre mit vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten
- Zusammenarbeit mit einem hoch motivierten, internationalen Team
- Vergütung nach Entgeltgruppe 8 TV-AVH (vergleichbar TVöD)
Über uns
Das Heinrich-Pette-Institut, Leibniz-Institut für Experimentelle Virologie, ist eine selbständige Forschungseinrichtung für biomedizinische Grundlagenforschung und nimmt als Stiftung bürgerlichen Rechts und Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft national und international eine Spitzenstellung ein.Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n motivationsstarke/n, service- und teamorientierte/nSachbearbeiter/in (m/w/d) im Drittmittelmanagement (Voll- oder Teilzeit)
Contact Person
Anke Metzger